Как превращать обращения из чата в задачи, назначать ответственных и контролировать статусы в связке Inbox + Tasks.
Не каждый вопрос клиента можно решить одним сообщением. Иногда нужно проверить информацию, связаться с коллегой, исправить ошибку или выполнить дополнительную работу вне чата.
Чтобы такие обращения не терялись, в Cloft можно назначать ответственных за диалоги и использовать отдельный блок задач для контроля выполнения работы.
Когда это полезно
Обычно задачи используют, если:
- вопрос требует дополнительной работы;
- обращение нужно передать другому сотруднику;
- по запросу клиента нужно что-то исправить;
- важно контролировать выполнение.
Как это работает
Диалог клиента поступает в инбокс.
Если для решения вопроса требуется дополнительная работа, сотрудник может:
- назначить ответственного за диалог;
- создать задачу в блоке задач;
- указать в задаче номер обращения или имя клиента;
- передать информацию коллеге;
- вернуться к диалогу после выполнения задачи.
В результате всегда понятно, кто занимается запросом клиента и на каком этапе находится работа.
Шаг 1. Назначьте ответственного за диалог
Если обращение требует работы, закрепите его за сотрудником.
Например:
- менеджером по продажам;
- специалистом поддержки;
- разработчиком;
- бухгалтером.
После назначения команда сразу понимает, кто отвечает за коммуникацию с клиентом.
Шаг 2. Создайте задачу в блоке задач
Сейчас создать задачу напрямую из инбокса нельзя. Если проблему нельзя решить сразу в чате, перейдите в блок задач и создайте новую задачу вручную.
Чтобы связать задачу с обращением клиента, укажите в названии или описании:
- номер обращения;
- имя клиента;
- краткое описание проблемы.
Например, задача может содержать:
- исправление ошибки;
- проверку интеграции;
- подготовку документов;
- уточнение информации.
Шаг 3. Контролируйте выполнение
После создания задача появляется в разделе задач.
Сотрудник видит:
- что нужно сделать;
- кто отвечает;
- статус выполнения.
Пример работы
- Клиент сообщает о проблеме в чате.
- Сотрудник назначает ответственного за диалог.
- В блоке задач создает задачу и указывает номер обращения или имя клиента.
- Назначает исполнителя.
- После выполнения задачи возвращается к диалогу.
- Сообщает клиенту результат.
Что получает команда
Такой подход помогает:
- не терять обращения;
- понимать, кто отвечает за запрос;
- связывать задачи с обращениями клиентов;
- контролировать выполнение работы;
- быстрее решать проблемы клиентов.
Что запомнить
Если обращение требует действий вне чата, назначьте ответственного за диалог и создайте отдельную задачу в блоке задач. Для удобства укажите в задаче номер обращения или имя клиента, чтобы быстро найти связанную переписку и контролировать выполнение работы.
